El Blog del museo Picasso de Barcelona

Cómo organizar un Big Draw (versión Museu Picasso)

El pasado 23 de octubre celebramos la segunda edición del Big Draw. La Fiesta del dibujo, la propuesta originaria de Londres que explora el dibujo no sólo como una herramienta de creación, sino también como herramienta de comunicación, de aprendizaje y de ocio para todas las edades.

Con unos 8.500 asistentes y 6.500 participantes en los 20 talleres distribuidos entre varias instituciones culturales de los barrios de La Ribera, Sant Pere y Santa Caterina, podríamos afirmar que la propuesta se ha consolidado para pasar a formar parte de la oferta cultural de la ciudad. Agradecemos mucho esta respuesta tan entusiasta del público, y también la de los centros colaboradores y los talleristas, sin los cuales no nos habría sido posible realizar el Big Draw.

Así como el año pasado mucha gente nos preguntaba qué era el Big Draw, durante esta segunda edición la pregunta ha sido: ¿cómo lo organizáis? En este post os explicamos nuestro planteamiento y organización, que sólo es uno de los muchos modelos posibles, como podréis comprobar si visitáis la página web del Big Draw en Londres y de la asociación que lo organiza, The Campaign for Drawing.

Marzo: Empezamos a trabajar en la Fiesta del dibujo. En este mes se incorpora la directora técnica, y se toman las decisiones estratégicas y organizativas, en una serie de reuniones internas donde se determina el enfoque estratégico: se establecen las líneas conceptuales a seguir, en un equilibrio donde se consideran tanto los intereses del proyecto como el presupuesto disponible; se planifica el alcance que se quiere dar al proyecto; se revisan las valoraciones positivas y negativas de la edición anterior para incorporar cambios; se define el equipo y un organigrama básico; y también se trabaja en el calendario de acciones a seguir, así como en un primer presupuesto orientativo para asegurarnos de que no hay desviaciones sobre el presupuesto disponible.

Abril: Contactamos con las instituciones participantes. Durante este mes también se comienzan los contactos con artistas, ilustradores, diseñadores, etc., para explicarles la propuesta y pedir su participación. Hacia finales de abril se hacen las primeras reuniones con Comunicación para presentarles la propuesta ya un poco esbozada, sobre todo a nivel de contenidos, y hacer un primer planning de la campaña de comunicación, con acciones y calendarios.

Talleristas del Big Draw 2011. Foto: Jordi Mota

Mayo: La tarea principal es la de asesorar a los talleristas en el desarrollo de su taller, e ir concretando cada propuesta. Comienza un trabajo de rompecabezas para ligar los talleristas y sus proyectos con los espacios disponibles. A veces esta vinculación es muy clara, mientras que otras se va cerrando más adelante, cuando los talleres están más desarrollados. Por supuesto, en esta decisión participan también centros colaboradores, algunos de los cuales ya tenían, este año, una propuesta para hacernos.

Junio: Se cierran las propuestas de taller, vinculadas a un espacio físico. Es un momento donde se mezcla la producción con la conceptualización, trabajando con el artista y los responsables del espacio para ajustar la propuesta, determinar qué elementos y materiales serán necesarios y dimensionarla económicamente. A partir de aquí se revisan y ajustan los presupuestos: éste es un momento clave para detectar desviaciones y corregirlas, y para preparar el trabajo de los meses siguientes. Junio es también un mes importante para poner en marcha con Comunicación la tarea de definir la imagen de la Fiesta: hacer el briefing correspondiente y presentar el proyecto al diseñador.

Julio: Una parte del equipo sigue trabajando en la producción de los talleres mientras que la otra trabaja en los textos de los elementos de comunicación. En base a los textos explicativos proporcionados por talleristas participantes, se escriben los textos para cada elemento de comunicación definido (ya sea un flyer, un cartel, un programa de mano, la nota de prensa o la web, por ejemplo), que luego se hacen llegar a los talleristas y centros participantes para su visto bueno.

Preparativos para el Big Draw. Fotos: Conxa Rodà

Agosto: A menudo éste es un mes bastante inhábil donde muchos de los implicados hacen vacaciones. Sin embargo, se intentan dividir las tareas y las vacaciones de forma que se haga un seguimiento de aquellos aspectos que no se hayan podido cerrar debidamente.

Septiembre: A la vuelta de vacaciones, ¡comienza la recta final del Big Draw! Durante este mes se han de cerrar los requerimientos técnicos de cada taller, así como los presupuestos y las planificaciones administrativas. Se contacta con los monitores/as que darán apoyo a los talleristas y se incorpora el resto de personal externo que se necesite. A nivel de comunicación, éste es un mes de mucho trabajo, con las previas en revistas y otros medios y la producción de los elementos impresos y digitales. Con la imagen definida, se empieza a trabajar también en la página web.

Octubre: Este mes es, como ya os podéis imaginar, un mes de muchísimo trabajo, ¡pero también de mucha ilusión! Principalmente es el mes de los calendarios de montaje y de las compras de material, las contrataciones de personal, material y alquileres, así como de las incorporaciones y formaciones de los colaboradores. Es también el mes donde se concentra toda la campaña de difusión y de prensa, con las acciones a nivel de medios y también de 2.0. Hay nervios, alegría, momentos de duda y de incertidumbre, pero sobre todo ganas de ver y de vivir el proyecto.

Material. Foto: Isabel Moreno

Todo este trabajo se concreta en una sola jornada, que empieza muuuuy temprano para los colaboradores y talleristas del Big Draw, y que es muy larga pero a la vez pasa volando! Una jornada con sus éxitos, sus emociones, con algunos aciertos y algunos errores, con el sufrimiento del clima (finales de octubre, ¡ya se sabe!), pero con una valoración general muy positiva que ahora en noviembre acabaremos de desarrollar y trabajar, recogiendo las opiniones de asistentes, participantes y colaboradores, al tiempo que trabajamos en la memoria.

Con el peligro de siempre de dejarnos a alguien, y pidiendo excusas de antemano, quisiéramos agradecer a algunas de las personas esenciales para llevar adelante este proyecto: Bárbara Piffre, directora técnica; Mercè García, directora de producción; el equipo de Programas públicos del museo, que también son jefes de zona del Big Draw, Maria Alcover, Marta Iglesias y Vanesa Rojas; el equipo de Comunicación, Manel Baena y Ari Rimbau; Cristina Martín y Conxa Rodà, del equipo de 2.0 del Picasso; Mónica Franco, responsable de producción; Virginie Gorzerino, coordinadora de los monitores; Montse Morales, asesora del proyecto; Salah Malouli, jefe de zona; y Teo Sanclemente, apoyo. Y también agradecer muchísimo la dedicación, el entusiasmo, el compañerismo y el buen trabajo de todos los talleristas, los responsables de las instituciones participantes y los monitores que hicieron un trabajo indispensable para el éxito de la Fiesta del dibujo.

Anna Guarro
Programas Públicos

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Campaign for Drawing, de Arte y Educación

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